Email-Newsletter einfach

Ein Mittelständler, Maschinen- und Anlagenbau, möchte erste Gehversuche mit E-Mail-Newslettern unternehmen.

Was braucht er? Er hat sich schon umgehört und viel gelesen über externe Dienstleister, seine Online-Agentur hat die Erweiterung seiner Typo3-Installation empfohlen, Angebote diverser Email-Marketingagenturen liegen auf dem Tisch, bei denen das Setup und die erste Vorlage schon 4stellig kostet. Dann kommt noch der befreundete Rechtsanwalt mit Datenschutz: werden nicht Daten an „Dritte“ weitergegeben, wenn wir z. B. mit Mailchimp, Rapidmail oder Retarus arbeiten?

Wir machen das anders:

  • Um wie viele Adressaten handelt es sich?
    Maximal 200, niemals mehr als 1.000.
  • Wie oft und was soll versendet werden?
    Maximal 1 x / Monat, relevante Neuigkeiten aus der Branche und aus dem Unternehmen (neue Installationen, Neuentwicklungen usw.)
  • Die Empfänger sind persönlich bekannt?
    Ja  es handelt sich um langjährige Geschäftsbeziehungen, keine B2C-Kontakte, unbekannte Personen, zugekaufte Adressen o. ä.
  • Was ist die Motivation? Wozu soll die Email „gut sein“?
    – Empfänger sollen sich an uns erinnern (Kundenbindung)
    – Fachkompetenz in dieser Branche schätzen (Reputation)
    – bei Interesse den Fachmann –> ANRUFEN

Und nun?

  • Wir verzichten (zunächst) auf aufwändige Software oder externe Dienste und kümmern uns zunächst um den Inhalt. Wir haben schließlich was zu sagen, möchten aber zunächst ausprobieren, wie die Resonanz ist, Erfahrung mit Arbeitsabläufen und Redaktion sammeln, statt uns mit Technik herumzuschlagen und viel Geld auszugeben.
  • Aus geeigneter Quelle, z. B. aus einem Warenwirtschaftssystem wird eine Tabelle exportiert  (Geschlecht, Nachname, E-Mail-Adresse fachlich verantwortlicher Mitarbeiter von Kunden) und als Excel-Tabelle abgespeichert
  • Mit einem Html-Editor wird eine einfachst formatierte Nachricht mit wenigen Bildern erstellt. Sie enthält folgende Elemente
    – persönliche Ansprache: „Sehr geehrte Frau …“
    – Hinweis auf Erstausgabe mit der Möglichkeit aus dem Verteiler auszusteigen
    – 3 bis 4 Nachrichten
    – jede Nachricht mit Ansprechpartner bei weiteren Fragen + Link zu  Produktinfo
    – Mit freundlichen Grüßen
    – Link auf Impressum + Hinweis auf Abmeldemöglichkeit
    – E-Mail-Adresse des Empfängers (wichtig, falls sich jemand abmeldet, oder antwortet, der die Nachricht durch Weiterleitung erhalten hat, Urlaubsvertretung usw…)
  • Die Nachricht wird per Copy und Paste in ein Word-Dokument kopiert, Serienfelder (Anrede und Email-Adresse des Empfängers) eingefügt und per Serienbrief-Funktion mit der Option E-Mail verschickt.

Tipps +  Tricks:

  • Mit Libreoffice geht das natürlich auch! Ich habe hier lediglich einen sehr typischen Fall beschrieben.
  • „nur Text“-Nachrichten können nach letztem Stand der Dinge nicht per Word/Excel versendet werden. Der Versand funktioniert nur im HTML-Format.
  • Für das Link-Tracking – der Kontrolle ob jemand geklickt hat – hängen wir einfach einen  Parameter an jeden Link, z. B. http://www.go2web.de/index.html?emailing=120206 und schauen ein paar Tage nach dem Versand in den Logfiles nach
  • Bei den Word-Einstellungen zur Verknüpfung des Dokumentes mit einer Verteiler-Tabelle ist die Voreinstellung eine Datenbank. Datein mit der Endung *.xls werden erst sichtbar, wenn man „alle Dateien“ anzeigen lässt. Das ist nicht witzig: an diesem Punkt kommen die meisten Anwender nicht weiter.
  • Versendezeitpunkt gut überlegen:
    – Freitag + Montag generell ungünstig
    – Spezialitäten der Branche berücksichtigen: z. B. Anwälte und Steuerberater haben oft Mittwoch nachmittags geschlossen, sind aber anwesend
  • „Sehr geehrte Damen und Herren“ vergessen.
    Wenn Sie die Person nicht kennen die Sie anschreiben wollen, lassen Sie es einfach. Dies gilt auch für Email-Adressen wie info@*, webmaster@*, kontakt@*
  • Klare Ziele: wenn Sie nicht sicher sind, wozu die Email gut sein soll, lassen Sie es bleiben. Die Motivation eines Marketingleiters: „wir müssen pro Quartal mindestens einen Newsletter raushauen“ reicht nicht, führt ggf. zu Enttäuschung oder sogar Ärger beim Kunden und zu einem Imageschaden für das Unternehmen.
  • Wenn international verschickt wird, sorgen Sie bei der Angabe von Telefonnummern dafür, dass Mitarbeiter
    – die entsprechende Sprache beherrschen
    – erreichbar sind –> Zeitverschiebung berücksichtigen!
  • Betrachten Sie den Newsletter als eines von vielen Elementen der News-Distribution. Also: ERST der Inhalt, z. B. ausführliche Nachrichten auf der Website, DANN die Verbreitung über Newsletter, RSS-Feeds, soziale Netzwerke.
  • Mitarbeiter informieren!
    Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter in die Verteilerliste auf, damit sie richtig reagieren können, falls die erwünschte telefonische Rückmeldung eintrifft. Möglichst eine Strichliste führen, und nach einer Woche abfragen, wie viele Rückmeldungen erfolgt sind.

Rat und Tat –> Kontakt

Gern unterstütze ich Sie bei der Konzeption aktueller Inhalte und deren Verbreitung, erstelle mit Ihnen vor Ort den ersten Email-Newsletter und begleite Versand sowie Qualitätskontrolle.